Kỹ thuật đặt câu hỏi phỏng vấn
Các câu hỏi được sử dụng một cách có cấu trúc, có thể thúc đẩy tiến trình phỏng vấn một cách đáng kể bằng cách khuyến khích ứng viên tiếp tục tham gia buổi tiếp xúc, làm rõ những hiểu biết của mình, và cho phép người phỏng vấn có thời gian để sắp xếp câu trả lời của ứng viên trước khi đánh giá những gì ứng viên nói ra
1. Câu hỏi mở - Mở đầu
- Mục tiêu: Thiết lập mối quan hệ vào lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn. Dẫn đến một cuộc trao đổi ngắn, phong phú. Cuộc trao đổi này sẽ cho bạn thấy một hình ảnh về những giá trị và sự quan tâm của ứng viên.
- Kết quả bình thường hay thông tin được thu thập: Sự kiện, ý kiến.
- Ví dụ: Tôi nhận thấy rằng bạn đang tham dự nhiều khóa học vi tính. Điều gì làm cho bạn thích thú khi sử dụng máy vi tính? Tôi nhận thấy rằng bạn thích chơi bóng đá. Bạn nghĩ gì về những điều rắc rối xảy ra với đội tuyển Việt Nam?
2. Câu hỏi mở - Thăm dò
- Mục tiêu: Để thăm dò một vấn đề cụ thể.
- Kết quả: Sự kiện, ý kiến, đề nghị.
- Ví dụ: Bạn có quan tâm gì về... ? Bạn có ý kiến gì về... ?
3. Câu hỏi mở - Cảm xúc
- Mục tiêu: Để khám phá cảm xúc của người khác.
- Kết quả: Ý kiến.
- Ví dụ: Bạn cảm thấy thế nào về... ? Thái độ của bạn thế nào về... ?
4. Câu hỏi tình huống - Kỹ thuật STAR - Hành vi
Đây là kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả nhất bằng cách sử dụng các tình uống cụ thể, thực tế, đưa ra những ví dụ đơn giản. Kỹ thuật này dựa trên bốn điểm: Situation (hoàn cảnh), Target (mục tiêu), Actions (hành động) và Results (kết quả). Từ việc nêu một hoàn cảnh nào đó - có thể là do bản thân ứng viên tự kể ra hay chúng ta gợi ý, chúng ta dẫn dắt ứng viên đến việc giải quyết vấn đề đó.
- Mục tiêu: Khám phá ra hành vi ứng xử của một người trong quá khứ. Dự báo hành vi trong tương lai.
- Kết quả: sự kiện, cách giải quyết, kết quả, ý kiến
- Ví dụ:
Bạn có bao giờ ở trong tình huống... hãy mô tả. Mục tiêu của bạn là gì? Bạn đã làm gì ? Kết quả ra sao ?
Bạn sẽ làm điều gì khác đi nếu tình huống đó lại xảy ra?
Nếu bạn ở trong tình huống..., bạn sẽ làm gì...?
Bạn sẽ cố gắng để đạt được kết quả gì?
5. Câu hỏi tình huống - Nhập vai (role play)
Bạn để ứng viên đóng vai trò cần khảo thí, còn bạn đóng vai đối tác của vai trò đó và phản biện.
- Mục tiêu: Tìm hiểu kinh nghiệm, kỹ năng, cách ứng xử của ứng viên
- Kết quả: Cách giải quyết, kinh nghiệm, ý kiến
- Ví dụ: Bạn hãy đóng vai người bán hàng muốn bán mặt hàng XYZ, còn tôi là người chủ cửa hàng bạn cần bán. Nào bắt đầu...
6. Câu hỏi đóng - Tìm sự kiện
- Mục tiêu: thu thập thông tin cụ thể. Để giành lại quyền kiểm soát cuộc nói chuyện.
- Kết quả: Sự kiện.
- Ví dụ: Bạn đã làm việc cho công ty được bao lâu? Sáng nay bạn đến nơi làm việc khi nào?
7. Câu hỏi đóng - Xác nhận
- Mục tiêu: Để có được sự xác nhận về những chi tiết tỉ mỉ. Để giành lại quyền kiểm soát cuộc nói chuyện.
- Kết quả: Sự kiện, ý kiến.
- Ví dụ: Bạn 25 tuổi phải không? Bạn có đông ý với ý kiến này không?
NHỮNG CÂU HỎI NÊN TRÁNH
8. Câu hỏi có/không
- Mục tiêu: cho phép một người mô tả nhận thức của họ về chính họ mà không đưa ra bất cứ bằng chứng hành vi nào.
- Kết quả: không cho người khác cơ hội đưa ra câu trả lời hữu ích.
- Ví dụ: Bạn có là một người quản lý tốt không ? Bạn có thể giải quyết nhiều vấn đề cấp bách trong một lúc không ?
9. Câu hỏi dẫn dắt
- Mục tiêu: Cho người khác ý kiến mà bạn đang tìm kiếm.
- Kết quả: Đồng ý một cách thụ động với ý kiến của bạn. Khó chịu trước phương pháp tiếp cận của bạn.
- Ví dụ: Theo bạn, đây là một ý kiến hay phải không?
10. Câu hỏi mẹo
- Mục tiêu: Cố gắng đánh lừa người khác để họ tiết lộ điều gì đó qua việc trả lời một câu hỏi.
- Kết quả: Bối rối, khó chịu.
- Ví dụ: Bạn đã từng đánh, chửi nhân viên của bạn chưa?
11. Câu hỏi chọn lựa
- Mục tiêu: Yêu cầu giải quyết nhiều loại câu hỏi cùng một lúc.
- Kết quả: Bối rối, nản long, khó chịu, kháng cự.
- Ví dụ: Theo bạn, chúng ta nên sử dụng kế họach A, hay có thể sửa chữa kế họach B, hay không có kế họach nào tốt cả, hay phát triển một kế họach mới?
12. Câu hỏi không rõ ràng
- Mục tiêu: tạo nên sự nhập nhằng trong đầu người khác khi họ gặp khó khăn khi đưa ra câu trả lời.
- Kết quả: Bối rối, nản lòng, khó chịu, kháng cự
- Ví dụ: Nếu mặt trời mọc ở phương Đông, ai đã khiến cho loài chim bay về phương Nam vào mùa đông? Tôi yêu cầu bạn đánh máy báo cáo này, tại sao bạn lại đứng ở hành lang nói chuyện?
Phỏng vấn
1. Vai trò của phỏng vấn
- Đạt được tính giá trị, khả năng tin cậy và không có sự phân biệt đối với ứng viên để quyết định xem họ có phù hợp với công việc và công ty hay không.
- Tiếp xúc với ứng viên trong cung cách sao cho duy trì và tạo được thiện chí đối với công ty và sự quản lý của công ty
- Thu nhập các thông tin không có sẵn từ các nguồn khác
- Thuyết phục ứng viên chấp nhận một đề nghị công việc
2. Những hạn chế của cuộc phỏng vấn
Khi chỉ sử dụng đơn lẻ, các cuộc phỏng vấn là một sự xét đoán không khả tin và chủ quan về năng lực làm việc của một người.
Các hạn chế:
- Các kết quả phụ thuộc vào kỹ năng của người phỏng vấn.
- Các cuộc phỏng vấn chỉ đo lường kỹ năng tham dự phỏng vấn của ứng viên.
- Hiệu ứng về sự ngưỡng mộ và hiệu ứng về sự ức chế.
- Sự hòa hợp không tốt giữa người phỏng vấn và ứng viên.
- Những ấn tượng đầu tiên thường được xem xét không công bằng.
- Khó có thể tiêu chuẩn hóa các cuộc phỏng vấn.
- Tác động của ứng viên phỏng vấn trước.
- Khó có thể đối xử với các ứng viên một cách công bằng.
- Người phỏng vấn ra các quyết định theo sự thiên vị và thành kiến.
3. Cấu trúc phỏng vấn
Bước 1: Mở đầu
Bước 2: Đặt câu hỏi
Bước 3: Trả lời
Bước 4: Câu hỏi làm rõ/tìm chi tiết
Bước 5: Trả lời - lặp lại bước 4/ hay sang bước 6/
Bước 6: Chuyển tiếp - lặp lại bước 2/ hay sang bước 7/
Bước 7: Kết thúc
4. Mở đầu và tạo sự tin tưởng
Không gian giao tiếp:
- Yên tĩnh, lịch sự, tập trung
- Khoảng cách không quá cách biệt
- Không gọi hoặc trả lời điện thoại trong khi phỏng vấn
Mở đầu:
- Chào và thăm hỏi ứng viên
- Cám ơn ứng viên đã đến dự phỏng vấn
- Mục đích phỏng vấn
- Thời gian, cách thức phỏng vấn, ghi chép.
Phong cách giao tiếp:
- Trang phục lịch sự
- Ánh mắt tự nhiên, thân thiện
- Ngôn ngữ cử chỉ thân thiện
- Thái độ cởi mở
5. Ghi nhận thông tin khi phỏng vấn - Kỹ thuật ORCE
Observe: Quan sát
- Các bằng chứng, hành vi của ứng viên thể hiện
- Các sự việc đang xảy ra
- Ứng viên nói và làm gì
- Không nhận xét đánh giá trong bước quan sát
Record: Ghi chép
- Những hành vi
- Không hi ý kiến hoặc nhận xét, suy diễn
- Chọn lựa thời điểm ghi chú nhằm không gây cho ứng viên sự lo lắng hay đoán mò nội dung cần lưu ý.
- Đầy đủ
- Chính xác
- Có thể đọc được
Classify: Phân loại
- Thực hiện sau khi buổi phỏng vấn kết thúc
- Nối kết các hành vi với năng lực cần tìm kiếm
- Quyết định xem đó có phải là những biểu hiện tiêu cực hay tích cực
Evaluation: Đánh giá
- Thực hiện sau khi buổi phỏng vấn kết thúc
- Kết hợp những hành vi quan sát được
- Sử dụng thang điểm tiêu chuẩn đã xác định
- Khách quan: Quyết định chỉ dựa trên những gì ứng viên nói và làm: "dữ kiện", không là ý kiến.
- Nhất quán: Tất cả các ứng viên được đánh giá dựa trên cùng một tiêu chuẩn và được đối xử như nhau.
-Công bằng: Quyết định chỉ dựa trên bằng cứng chứng tỏ có các yếu tố thành công cho vị trí công việc cần tuyển.
6. Kết thúc
- Quản lý thời gian: không đi lạc hướng, không đi quá sâu vào các chi tiết vụn vặt, đúng thời gian, đúng lúc.
- Nhấn mạnh những lợi ích, triển vọng của ứng viên khi làm việc tại công ty.
- Mời đặt câu hỏi và thời gian hỏi - trả lời
- Thông báo các bước kế tiếp
- Cám ơn ứng viên
7. Ra quyết định tuyển chọn:
Kiểm tra thông tin ứng viên:
- Xác minh những thông tin cần được kiểm tra
- Xác minh thông tin từ cấp trên trực tiếp của ứng viên
- Xác định sự khác biệt giữa các thông tin
- Cẩn thận để đừng ảo tưởng về những thông tin tham khảo
Tổng hợp thông tin:
- Điểm các bài kiểm tra
- Điểm phỏng vấn, năng lực chuyên môn
- Thông tin tham khảo
- Khả năng thực tế được đánh giá
- Nguyện vọng cá nhân
- Niềm tin của ứng viên
- Thái độ ứng viên
- Tính hiệu lực (nhất quán) của các cách thức đánh giá khác nhau
Quyết định tuyển chọn:
- Hãy chọn ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu của vị trí công việc tại công ty bạn.
- Phù hợp với mục tiêu tuyển chọn
- Đừng bao giờ trả hơn mức cần thiết
----------------
Xem thêm file đính kèm cho mẫu
- Phiếu phỏng vấn (Word)
- Báo cáo phỏng vấn và tuyển chọn (Word)
What to Expect?
The focus of a B-school interview can range from specific questions about your job to broad discussions on life. Approach the interview as a conversation to be enjoyed, not as a question-and-answer ordeal. It may be about your hobbies or recent cross-country trip. This doesn't mean that the interviewers are not serious. It just means that you're being sized up as a person and future professional in all your dimensions.
Try to be your witty, charming, natural self. Donot try to put on. The interviewers will be able to see your masks through. Students, faculty, admissions personnel and alumni conduct interviews. Don't dismiss students as the lightweights.
It is important to have a good idea of "What you consider to be your greatest strength, why and what are some examples that show this", before you go into an interview. Although the interviewer will most likely ask some pointed questions, you may also encounter something as broad as "So, tell me about yourself." These open ended questions are usually the ones that help you lead the interview.
Either way, you should have in mind what you want to convey about who you are before you go into any interview. Lack of preparation is a common complaint among interviewers, and if you are prepared, you will stand out among your competitors.
First steps on how to approach an interview?
Do your homework
Have well thought out answers for questions such as "What are your strengths? Why are you right for that particular business school? Why is that particular program right for you?"
It shows organization and forethought if you know some specifics about the program to which you are applying and can explain why those features fit well with your career goals. For example, if you are applying to the Xaviers Labour Relation Institute (XLRI), through some simple research you will discover that they are strong in Human Resource Development. Perhaps, you have work experience with a recruitment company or have been a trainer in an institute. Relate these in the interview.
Don't Waste Time
Don't waste time discussing things that are already indicated on your application. You can elaborate if the topic illustrates something about your character and preparedness for the b-school experience, but do not be redundant.
Remember that the first impression you create is very important. When asked to say "something about yourself", most candidates just blurt out their schooling, college, marks and qualifications. All this is already there in the application. Why tell the interviewer something he/she already knows. Ideally, you would want to use this opportunity to show how you are different from the thousands of other applicants, not to blend in to the crowd.
A final word on approaching this question. After you have said what you have to say - don't venture any further. Don't drone. You just might say something foolish. Sometimes interviewers don't interrupt in order to give the candidate the impression that he has not spoken enough. This is just a stress/error inducing tactic. Don't fall for it. If the pause gets too awkward for your liking, just add something like, "Is there something specific that you would like to know about me"
Sample questions and suggested answers:
Justify your decision to pursue the MBA program?
Don't tell the panel that you are looking for a "challenging job in a good firm with lots of money, status and glamour". Instead, you must convey to the interview panel that you have made a rational and informed decision about your career choice and your intended course of higher study. There are broadly four areas which your answer could touch upon:
• Career Objectives: You could talk about your career objectives and how the two year MBA programme will help you achieve them.
• Value Addition: Value addition will essentially be in two forms knowledge and skills.
• Background: This is where you connect your past to your future. If you are an engineer, try and say that the MBA course and your engineering degree will help you do your job better in the company that you will join. You should be able to convincingly justify how your engineering qualification will help.
• Opportunities and Rewards: You could also at this stage mention the opportunities that are opening up in organizations for management graduates. At this stage mentioning superior monetary rewards for management graduates may not be a bad idea.
Why do you think you would enjoy your chosen area of study (Eg: Marketing)?
Marketing is key to the success of any organization and the function has always appealed to me, because it requires a combination of creativity, strategic and analytic ability all qualities that I feel I possess. Through discussions with some of my seniors, I have a pretty good idea of what it's like to work toward taking up a marketing job, and I know I will enjoy the work.
How do you spend your spare time?
I have a good collection of books of different genre and enjoy reading. In addition, I love driving during late evenings or on rainy weekend afternoons. Also, for the last two years I've been volunteering at the local children's hospital on Saturday mornings.
What are your weaknesses?
I used to be somewhat disorganized, but eventually this got me into trouble when I missed an appointment I hadn't written down. It was clear that I had to learn how to be more organized. So, with the help of my senior colleague we worked out a system that I still use today. Not only do I stay on top of things, but I'm more efficient, too.
The first thing you need to do prior to interviewing is assess yourself. This includes listing your strengths and weaknesses, your accomplishments and achievements, reviewing your strong and your weak subjects, and recording some of the key decisions you have made in your life.
You should then review your interests, the disappointments you've encountered, your work environment likes/dislikes, your business and personal values, your goals, needs, restrictions, and life style preferences. It would help if you're ready to practice answering the following potential questions
Sample questions (try to answer these – you can prepare on paper and answer out loud to yourself):
Why should we admit you into our program?
What are your strongest abilities?
What skills would you be bringing to the classroom?
What are you looking for in this program?
Tell me something about yourself?
What are your greatest strengths/weaknesses?
Where do you want to be in 5 years?
Why do you want to study?
What does "success" mean to you?
What does "failure" mean to you?
What are your three major accomplishments?
What have you disliked in your past jobs? -- Be careful with this type of questions. Don’t bad mouth anything.
What kinds of people do you enjoy working with?
What kinds of people frustrate you? – Same issue – be careful about this type of questions.
How long before you can make a contribution (Not monetary) to the school?
In the past year, what have you been dissatisfied about in your performance?
What according to you is your ideal job and how will this program help you realize the same?
What can you tell me about your past bosses? – Don’t talk bad anybody. If there is nothing good to say, just don’t say it.
Which is more important to you: money or the type of job?
What have you learned from your activities in college?
Were your extracurricular activities worth the time you put into them? What have they taught you?
What qualities should a successful manager possess?
What two attributes are most important in your job?
What major problem have you encountered and how did you deal with it?
What have you done that you consider creative?
Who do you admire? Why?
What do you get passionate about?
What courses do you plan to take?
Describle your experiences.
Community involvement
How do colleagues describe you?
Is therea any confilict you faced at work, how did you resolve?
What unique contribution can you make to school?
* Which Universities did you apply to (both admits and rejects).
* Show me your GRE scorecard.
* Where did you Undergraduate from.
* Who is sponsoring you.
* What does your father do.
* What is your father's Income.
* How many brothers and sisters do you have.
* Do you have any relatives in USA.
* Why don't you do this course in your country?
* What will you do after completing MS.
* Show your Experience Certificate.
* Why Study in USA.
* Did you got Scholarships.
* Have you got any Loans.
* Show your Pass Books/Bank statements.
* What is your Undergraduate GPA/Percentage..
* Parents retired? How will they pay.
* Tell about your university.
* Mention some professor names
* Tell me how can you prove that you are gonna come back ...
* Where did your brother/parents completed their studies.
* What's your Religion.
* Why are you leaving your current job?
* Have you ever been to US?
* What will you do after coming back to Home.
* You have so...brothers and sisters so your fathers saving is for all how will u finance..
* Where do your parents live (If they live in USA).
* Do you know anyone (in USA) in your University?
* Do you know anyone in US?
* What will you do if your Visa is rejected.
* Will you come back to home during summers.
* What do you think. Why University is giving Scholarship to you...
Use this list to help prepare your responses and thoughts on the following topics:
- Reasons for choosing a particular undergraduate university
- Talk about a class or school experience from your undergraduate university that you still remember
- How were you active while in college?
- Reason for choosing your job
- Why an MBA?
- If you have a lot of experience: why do you want to get an MBA now? If you don’t have much experience, what will you gain from an MBA now?
- Where do you see yourself after the MBA?
- What types of companies are you interested in working for after getting MBA?
- What are your long-term and short-term goals?
- What drives you? What makes you get up in the morning each day?
- Why this school? Which other schools have you applied to? Reasons for choosing them.
- What do you expect from the classes at our school?
- What is your ideal breakdown of lectures and case based studies?
- What do you offer to our program and community?
- Current events questions. Opinion on outsourcing, ethics and business
- Walk through of your resume
- Questions about your extracurriculars and interests
- Have you had any mixed cultural experiences? How was it?
- How would your colleagues describe you?
- How would your friends describe you?
- How would your supervisor describe you?
- In five years, how do you hope people describe you?
-
- Talk about a time when you had a disagreement with someone. What happened?
- Talk about a team situation where you faced an obstacle.
- Describe an ethical dilemma you faced. How was it resolved?
- Describe your contributions or involvement in community service
- How do you generally solve problems?
- What is your leadership style?
- Discuss a time when you were part of a group of peers and you failed to meet your objective. How did you deal with this?
- Structured questions with point answers. Rate yourself on a scale of 1-5 and explain why
- Motivation
- Collaboration
- Spirit to Succeed
- Confidence
- Leadership
- Organization
-
- What are your three strong points?
- What are your weaknesses? What are you doing about it?
- Which is your top priority school?
- Will you attend our school if you’re accepted?
- Is there anything about your application that you would like the adcom to know?
- What are three things about yourself that you would like the adcom to know?
- If you didn't have to worry about money, what would you want to do?
0 nhận xét:
Post a Comment